Рекомендации ИТ-специалистам
Абсолютное большинство людей исследуют тайм-менеджмент мимоходом, так как это нужная образующая проведения любой работы. Но, как и как правило, чем больше вы вложите во что-нибудь, тем крупнее будет награждение.
Для достижения кратковременных либо длительных задач тайм-менеджмент весьма важен при определении приоритетных задач, планировании сроков, встреч, программ, работе с почтой и т.д., не вспоминая о домашних обязательствах. Что можно сделать, чтобы вернуть какую-то часть времени себе? Как и абсолютное большинство навыков, утилитарные способности по планированию времени также можно направить, приложив только незначительно усердия и сил.
Чтобы помочь вытянуть минимум пользы из дня, сайт CIO.com, применяя информацию из TheWashingtonPost, TheHuffingtonPostи theChicagoTribune, составил перечень собственных советов. Так вот:
1. Основное — планирование: сочиняйте перечни дел и пользуйтесь имеющимся у вас инструментарием
Ритм, в котором абсолютное большинство среди нас сегодня действует, просто безрассудный, и протоколирование идей и задач – один метод удостовериться, что все рассчитанное не останется невыполненным. При составлении списков помните вписывать все по минимуму – это сможет помочь вам стремительней найти и проследить, по мере необходимости, поручение стремительней. Практически у всех среди нас в настоящее время всегда под рукою планшетник, телефон либо компьютер. В любом из них есть какой-нибудь интегрированный либо сначала поставленный инструментарий тайм-менеджмента, а часто данный инструментарий применяется мало.
В Outlook, к примеру, есть возможности по формированию, отслеживанию и сбережению списков и примечаний совместно с календарем, отличный аппарат для планирования программ, предназначения встреч и напоминаний. И в iPod, и в Андроид есть поставленные дополнения для составления статей и календари, а в супермаркетах дополнений доступно очень много программ по тайм-менеджменту.
Если вы любитель старой школы, то иметь стандартную махровую книгу также прекрасная мысль. Каким бы средством вы не пользовались, ваши идеи и цели всегда будут прекрасно созданы.
Когда необходимо составлять собственный перечень дел? Как вариант — в середине дня. Вспомните все мероприятия дня и скрупулезно распланируйте собственную стратегию на день наступающий. Если будете так поступать, то сэкономите не одну бессонную ночь.
Другой вариант – собирание перечня, в который будут интегрированы все ваши поручения – и собственные, и деловые. Когда ваш перечень будет создан, посмотрите его снова и задайте себе следующие вопросы: Необходимо ли вам ставить встречи? Способны ли вы дать на исполнение эти поручения кому-то еще? Так ли нужна данная встреча?
Пускай эти перечни не будут чересчур длинными, по-другому они будут неконтролируемыми; по возможности, их необходимо категоризировать либо разделять мна некоторые цели. Самое важное – где-то документировать собственные цели по пунктам, чтобы вы в конце концов сумели выбросить их из головы и сконцентрироваться на задании, которое в настоящее время выполняете.
2. Трюк с одновременной постановкой нескольких задач не действует
Чжен Вонг, специалист и доктор коммуникаций в Федеральном институте штата Огайо говорит, что среди людей существует вымысел, как будто мультизадачи сделают их не менее мощными. А оказывается, что они ошибочно принимают те позитивные ощущения, которые приобретают от постановки нескольких задач синхронно. Не менее мощными они не делаются, они только чувствуют большее эмоциональное ублажение от собственной работы.
Люди работают наиболее действенно, если они сосредоточены на совершении одного поручения. Премудрость говорит, что лучше завершить одну работу, чем начать 5 свежих дел.
3. Предпочтения, предпочтения, предпочтения
Снова взгляните собственные перечни нынешних дел и установите в них основные предпочтения. Беритесь за важнейшие и трудные поручения тогда, когда вы ощущаете себя не менее внимательным и серьезным.
Для большинства этот период приходит днем, а для прочих оно наступает, когда все уходят из кабинета в середине дня.
4. Устанавливайте задачи и устанавливайте сроки их выполнения
Поручения и планы обязаны иметь собственные сроки проведения и точные задачи – это отличный метод оценки своего прогресса и результата.
Сроки выполнения актуальны для достижения итогов любого проекта либо поручения. Если не ставить себе реальных сроков и не распоряжаться ими, они могут стать основным источником стресса. Если не предоставить себе либо собственной команде много времени, это может окончиться большим давлением на всех участников.
Всегда забывайте незначительно больше времени, чем вы надеетесь растратить, это сможет помочь вам избежать не нужных задержек. Если придерживаться установленных сроков выполнения, то делать поручения можно намного стремительней.
Задачи могут быть следующие точные, поддающиеся оценке, сосредоточенные на действии, реальные и точные по времени.
Ставьте для себя как продолжительные, так и кратковременные задачи. В повседневном микрокосме заблудиться легко – задачи помогают быть на плаву и представлять себе окружающую иллюстрацию в общем. Осматривайте задачи как неустранимую часть собственной карьеры и нужную составляющую собственной каждодневной работы. Если хотите стать удачным, нужно устанавливать, а потом и стараться добиться установленных задач. Это сможет помочь вам задать назначение и верно ставить ориентиры и делать то, что на самом деле принципиально.
Результат: у вас всегда должны быть хорошо установленные задачи, цели и сроки выполнения.
5. Применяйте собственное время по минимуму
У нас у большинства есть некоторое время на протяжении дня, которое применяют еще лучше – к примеру, в процессе поездки на работу, проведения гимнастики либо принимая душ. Применяйте этот период, чтобы визуализировать собственный день и задуматься о грядущих задачах и планах. Кроме того это отличное время, чтобы ставить предпочтения в собственных целях.
6. Контролируйте применение собственного времени
Большой шаг на встречу солидному управлению временем – это понимать, на что вы его теряете. Выделите день либо 2 в процессе рабочей недели и задокументируйте каждую собственную деятельность и любое поручение, которое выполняете. Это звучит основательно, а действительно все легче. Есть большое количество дополнений по увеличению мощности труда, которые подходят для применения на любой базе.
Когда вся информация будет у вас перед глазами, будет ясно, где и на чем можно сберечь по времени. Людей довольно часто впечатляет, что может показать данный простой изначально опыт.
7. Не отсрочивайте дела в долгий ящик
Замедление может привести вас практически в никуда, потому не отсрочивайте значительные поручения на потом и не ожидайте до последнего этапа, чтобы скопить, к примеру, собственную демонстрацию воедино. Это привычно природе людей – избегать малоприятных заданий. И чтобы обогнать данный момент, попробуйте применять технологию награждения. Запланируйте какое-то удовольствие для себя после проведения трудного поручения, к примеру, 10-минутный интервал либо прогулку, либо работайте на тем, что вам больше по нраву.
8. Перезарядите собственные батарейки
Верно кормитесь, периодически занимайтесь спортом и высыпайтесь. Если вы здоровы, и все прекрасно, это довольно часто воспринимается как подобающее, — звучит обыденно, а многим среди нас осуществить это бывает не так просто.
9. Забывайте отвлекающие факторы
Непринципиально, где вы работаете, отвлекающие факторы есть повсюду — в фигуре электронной почты, соцсетей, встреч либо стремления коллег поговорить о заключительной серии вчерашнего телесериала, собственных нынешних делах либо о детях.
Что можно сделать, чтобы ограничить эти отвлекающие факторы и сосредоточиться на выполняемом задании? Если вы обнаружили время, чтобы исследовать, как оно используется на протяжении дня, вы будете в точности понимать, с чего же стоит начать, а вот что еще можно сделать: к примеру, установить телефонный аппарат в порядок «Без звука» либо установить себе некоторые интервалы для проверки почты. Определенные применяют шумоподавляющие наушники либо прослушивают музыку, чтобы перешибить иные звуки кабинета, а кто-то вешает на двери офиса табличку «Не тревожить!».
Имеется ли у вас такие коллеги либо руководитель, который обожает заскочить тогда, когда вы работаете в следе лица? Есть отличный метод избежать данного, нужно сделать предсказывающую приостановку перед их офисами, а затем начать над чем-нибудь работать. Скажите им, что вы именно намереваетесь на значительную встречу либо должны потрудиться над поручением, которое требует максимальной концентрации интереса, а потом спросите, имеется ли что-нибудь, что нужно рассмотреть до того, как вы окунетесь в работу. Разумеется, с вашей стороны понадобится незначительно особых сил, а награждение будет заслуживающим — никто не потревожит вас и не навредит быть мощным.
Что бы вы ни делали, избавляйтесь от отвлекающих факторов, чтобы сконцентрироваться на выполняемом задании легко.
10. Делегируйте повинности
Вы всегда в бегах либо опаздываете? Пропускаете обед либо употребляете в пищу, не отступая от рабочего места? Есть возможность, что вы не можете направлять повинности. Беспомощность верно направлять поручения будет условием, которое значительно ограничит ваш служебный рост. В сутках 24 дня и любой из нас – это лишь 1 человек. Создатель VirginGroupи миллионер Ричард Брэнсон говорит про это так: «Я обучился направлять поручения с молодых лет. Практически удалив себя из офисных стенок, я сумел начать свежее большое предприятие». Независимо от того, что, по вашему мнению, можно сделать это лучше, определенные поручения необходимо направлять, тогда можно сконцентрироваться на собственных приоритетных целях либо принять на себя свежие обещания.
Поручение – это далеко не процесс «установил цель и позабыл», он требует вдумчивости и систематичной работы. Вот 6 необходимых шагов, которые помогут вам действеннее направлять поручения и планы:
Знайте собственных подвластных. Какие их мощные/слабые стороны? Устанавливайте задачи, и пускай про это будет известно. Ставьте точки наблюдения и сроки выполнения задач. Поведайте коллегам, какие источники располагаются в их постановлении. Будьте доступны для любых вопросов. Временами контролируйте процесс и глядите, как проходит исполнение поручения. Дайте исполнителям незначительно больше времени, чем нужно. Число времени, которое требуется вам, довольно часто различается от того, которое необходимо другому человеку и который не осуществляет такие поручения также довольно часто.
Поручение заданий – это повседневная часть ИТ-менеджмента, помогающая лучше распоряжаться временем, что существенно улучшает вашу мощности труда.
Сориентируйтесь внутри себя
Огромная часть тайм-менеджмента касается познания собственного действия. Когда вы осмыслите, что препятствует вашей мощности, то оперативно обнаружите свои методы, как с ними управиться.