Отчетные документы и оплата проживания в гостинице
Любой сотрудник, нацеленный нанимателем в карьерную командировку, должен по возвращении из нее отчитаться перед нанимателем о итогах командировки и затратах, понесенных им во время командировки, и в том числе предложить отчетные документы за проживание в отеле либо другом квартирном помещении. Неимение отчетных бумаг или их формирование с несоблюдением поставленного порядка может вызвать неосуществимость доказательства затрат (в полном размере либо в части), следовательно, и вероятный отказ в покрытии данных затрат нанимателем. О том, как должны быть оформлены данные бумаги, вы узнаете из настоящей публикации.
Бумаги, доказывающие размещение сотрудника в командировке
В силу п. 26 Расположения об отличительных чертах назначения сотрудников в карьерные командировки, утв. распоряжением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (дальше — Положение), сотрудник должен по возращении из должностной командировки предложить нанимателю предварительный доклад и приложить отчетные бумаги для командировочных затрат, понесенных сотрудником. К числу подобных бумаг относятся и бумаги о найме квартирного здания.
В случае если сотрудник в командировке проживает в отеле, нанимателю предоставляется контракт на проявление отельных услуг, помещенный сотрудником с гостиницей по месту командирования, который должен иметь информацию, предположенную п. 20 Требований предоставления отельных услуг в России, утв. распоряжением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.
Командированный сотрудник может жить не в отеле, в снятой им квартире. Тогда отчетные бумаги за размещение в квартире должны быть даны в качестве договора найма квартирного здания, который должен отвечать критериям, предположенным главой 35 Штатского кодекса РФ.
Обратите свое внимание, что в итоге заключительных перемен, записанных в трудовое законодательство в 2015 г. (распоряжения Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные бумаги за размещение получили значительное значение для определения времени пребывания сотрудника в командировке. В случае потери проездных бумаг, которые предназначаются главным документом при расчете времени пребывания сотрудника в командировке, такой период ставится по бумагам, доказывающим рекрутинг квартирного здания в месте командировки (п. 7 Расположения).
Плата гостиницы в командировке
Деньги для оплаты проживания сотрудника в отеле либо другом квартирном помещении во время должностной командировки вручаются нанимателем в качестве аванса при убытии сотрудника в командировку (п. 10 Расположения). При совершении оплаты номера, в котором жил сотрудник, гостиница должна предоставить прибыльный документ либо другой документ, зарегистрированный на бланке серьезной отчетности (к примеру приходный прибыльный приказ), который и будет доказывать траты на размещение в командировке. Это требование учтено абз. 3 п. 28 Требований предоставления отельных услуг в России, утв. распоряжением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.
В случае если сотрудник жил не в отеле, в другом квартирном помещении, к примеру на квартире, снятой сотрудником по соглашению найма квартирного здания, то факт несения затрат подтверждается распиской наймодателя о получении денег от сотрудника.
Плата проживания в командировке в экономной компании
Наиболее довольно часто встречающимся вопросом, сопряженным с оплатой проживания сотрудника экономного заведения в командировке, считается вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться выпущенные сотрудником траты на размещение. В соответствии с разделом V Предписаний о порядке использования экономной систематизации России, утв. указом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, плата проживания в отеле в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».